21 Abr Errores que debemos evitar en nuestro evento

A la hora de organizar un evento debemos cuidar hasta el mínimo detalle, hay puntos clave que si descuidamos pueden sabotear el éxito de nuestra organización y afectar a la imagen de la marca. Anteriormente en nuestro blog hemos hablado de los 8 beneficios que proporciona un evento, por ello hoy queremos hablaros sobre los errores que debemos evitar en nuestro evento y daros algunos consejos prácticos para que no ocurran.

Errores previos a la celebración del evento

1- Preparar el evento con poca antelación

Este punto puede ser inevitable, ya que dependemos de las circunstancias y del tipo de evento que vayamos a realizar, pero deberíamos intentar comenzar a preparar nuestro evento con el mayor tiempo de antelación que nos sea posible y no posponer su organización. La mejor idea es tener un calendario en el que vayamos apuntando fechas límite para las diferentes acciones a realizar: alquiler de lugar, envío de invitaciones, contratación de azafatas y catering, etc.

2- Falta de planificación

Debemos tener en cuenta múltiples factores en la planificación de nuestro evento, por ello es interesante fijar los objetivos que queremos conseguir y que así no se nos pase nada por alto. Entre los objetivos principales se encuentran: fijar la lista de invitados, elegir bien la fecha para la celebración, fijar un plan de comunicación, buscar un lugar adecuado para el evento, solicitar permisos y licencias para su ejecución y contratar a un equipo para la organización.

3- No fijar un plan de comunicación

Cómo hemos comentado anteriormente en el blog, los eventos son una fuerte herramienta de comunicación, por ello debes fijar un plan específico en el que se tenga en cuenta la promoción, comunicación y difusión que se llevará a cabo antes, durante y después del evento.

4- Mala elección de la fecha y del lugar

Si queremos que nuestro evento tenga éxito debemos escoger bien la fecha y el lugar. A la hora de seleccionar la ubicación debemos tener en cuenta el tipo de evento, público al que nos dirigimos, las necesidades técnicas que necesitamos (accesibilidad, número de aseos, ubicación, parking…) y, sobre todo, no debemos elegir un lugar al que sea difícil llegar o que esté muy lejos, ya que esto dificulta la llegada de nuestros invitados. En caso de que el lugar seleccionado sea lejos, podemos poner a disposición medios de transporte y azafatas transfer que nos ayudarán con esta tarea. Para elegir bien la fecha y no tener baja asistencia, debemos tener en cuenta y evitar festividades, otros eventos importantes y periodos de vacaciones.

Errores durante la celebración del evento

1- Mala gestión de los tiempos

Los tiempos son clave en los eventos y la puntualidad y flexibilidad son dos puntos que debemos tener en cuenta para que todo salga según lo planeado. Por ello debemos disponer de un cronograma que ayude tanto a la organización como a los invitados, para saber cómo actuar en todo momento.

2- Incomodidad de los invitados

Este es uno de los errores más habituales en la celebración de eventos. Debemos tener en cuenta, según el tipo de evento, todos los detalles que puedan incomodar a nuestros invitados, como lo son: la comida (hay que tener en cuenta las alergias e intolerancias), conexión wifi, aseos, asientos, enchufes, etc. Recomendamos siempre visitar previamente las instalaciones y ponerse en la piel de los asistentes para evitar estos fallos.

3- Fallos en la tecnología

Otro de los errores más comunes que se tienen durante la celebración. Con fallos en la tecnología nos referimos a fallos de sonidos, mala climatización del lugar, errores en las pantallas, etc. Para prevenir estos fallos lo mejor es hacer ensayos previos y así detectarlos antes de la celebración.

Errores posteriores a la celebración del evento

1- No hacer un análisis de los resultados

Se debe hacer un análisis de los resultados obtenidos durante el evento, con los aciertos y los fallos. Debemos analizar todo lo vivido en el evento para así mejorar en futuras acciones. Podemos enviar encuestas a los asistentes que nos ayudarán en la realización de este análisis.

2- No enviar resumen del evento a los asistentes

 Es interesante enviar un resumen de lo vivido a los asistentes, junto con la encuesta de satisfacción, para mostrar interés y agradecer la asistencia. Además, esto nos brinda la oportunidad de incluir acciones de comunicación como envío de invitaciones a futuras acciones.

3- No realizar acciones futuras con los asistentes

En el plan de comunicación debemos incluir recoger los datos de los asistentes, ya que con estos datos, cumpliendo con el Reglamento General de Protección de Datos, podemos enviar acciones futuras como: newsletters, invitaciones para futuros eventos, promociones y descuentos, etc.

Pero sin duda el error más grande que debemos evitar es:

No contar con un equipo de confianza y especializado en la organización de eventos.

Y si tus eventos se van a celebrar en las capitales españolas más importantes, también contamos con un equipo altamente cualificado de azafatas en Madrid, Valencia o Barcelona.

No dudes en contar con CDL Azafatas y Eventos, te ayudaremos y guiaremos tu evento hacia el éxito.